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Cómo apoyar a los empleados a distancia de tu empresa

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Son muchas las empresas que han abrazado la cultura del teletrabajo, ya que muchos estudios han demostrado que los empleados pueden ser tan productivos trabajando a distancia, e incluso más, que cuando están en la oficina. Firmas como WordPress, Github, Basecamp o Buffer forman parte de una lista cada vez más creciente de empresas que permiten a sus empleados trabajar desde cualquier lugar.

Ser un empleado a distancia productivo requiere una serie de hábitos y habilidades específicas. Algunas de las estrategias que se suelen recomendar a la hora de trabajar desde el hogar incluyen:

– tomar descansos regulares;

– planificar periodos de tiempo para ejercicio físico;

– limitar las distracciones;

– monitorizar el progreso diario.

Sin embargo, como responsables del departamento de RRHH, vosotros también podéis ayudar a vuestros empleados a alcanzar el nivel máximo de productividad desde su oficina en casa. Mediante la adaptación de ciertos aspectos relativos a las relaciones entre empleados, la formación y el desarrollo, contribuiréis a la formación de un equipo productivo. Uno en el que el lugar de trabajo no es relevante.

Dinámicas de apoyo entre los miembros del equipo

El departamento de Recursos Humanos juega un papel decisivo en lo referente al modo en el que los miembros de un equipo trabajan y actúan juntos.

En primer lugar, hay que dejar de considerar el hecho de “trabajar desde casa” como un privilegio, una compensación o un modo “fácil” de realizar el trabajo. Mientras consiga los resultados deseados y cumpla los objetivos establecidos, el empleado deberá recibir el mismo trato y los mismos beneficios, sin importar que trabaje desde casa o no.

Hay que eliminar cualquier estigmatización contraria a esta idea y mostrar empatía con las dificultades que un empleado puede encontrar al trabajar desde casa. Como, por ejemplo: la tendencia a trabajar demasiadas horas y el aislamiento que supone no relacionarse e interactuar con el resto de compañeros en los descansos del trabajo.

Algunos responsables del departamento de RRHH tienden a gestionar de un modo más exhaustivo a los empleados que trabajan en remoto, controlando su productividad con excesiva regularidad. Sin embargo, esto puede resultar contraproducente.

Por ejemplo, realizar ejercicio durante el día y trabajar algunas horas durante la tarde para compensarlo se considera uno de los mayores beneficios del teletrabajo. Pese a que este hábito puede aumentar la productividad notablemente (además de mejorar la salud del empleado e incrementar su felicidad), un encargado demasiado estricto podría entorpecer dicha flexibilidad.

Al mismo tiempo, los empleados pueden disfrutar de los horarios flexibles, siempre y cuando los procesos de las empresas no sean excesivamente intrusivos. En lo que respecta a la gestión de las tareas diarias, basta con tener una reunión informal al comienzo del día y un rápido seguimiento antes del final del día. Realizar controles cada hora puede afectar a la productividad.

Como hemos mencionado anteriormente, la falta de contacto personal con otros miembros del equipo puede suponer un reto. Al trabajar desde casa, uno no tiene la posibilidad de participar en las conversaciones sobre las aficiones o el día a día de sus compañeros.

Esta falta de interacción puede compensarse con eventos sociales fuera de las horas de trabajo, o mejor aún fuera de la oficina. Puede tratarse de cualquier actividad, desde un evento de cata de quesos un viernes por la tarde o un club de idiomas cada dos miércoles en un bar de la zona.

Facilitar el acceso a la formación

Es importante asegurarse de que el personal que trabaja a distancia tenga acceso a una formación similar a la que se ofrece a los empleados que trabajan en la oficina. Si tu empresa dispone de materiales de formación, asegúrate de que son accesibles para los empleados remotos. Incluso se pueden diseñar cursos de formación online comenzando desde cero. ¿No cuentas con los recursos para llevarlo a cabo? Siempre puedes utilizar plataformas de aprendizaje online como Udemy o Coursera.

Udemy es uno de los mayores proveedores de cursos online, permitiendo a los usuarios aprender un amplio número de habilidades: desde la programación de idiomas a la creación de podcasts. Coursera es otra opción a explorar y la mayoría de sus cursos son gratuitos.

También puedes utilizar mYngle para ofrecer a tus trabajadores a distancia clases en línea cara a cara que puedan resultar beneficiosas para sus carreras profesionales y su desarrollo personal.

Invertir en herramientas de productividad

Comunicación de equipo

Slack se ha convertido en una herramienta esencial para muchos equipos virtuales. Una de sus principales ventajas es que contribuye a reducir el número de correos electrónicos internos y minimiza el tiempo que se dedica a compartir archivos o a buscar los documentos necesarios. También permite enviar rápidamente capturas de pantalla con el chat. Además, los canales privados permiten conectar a cualquier empleado con la oficina sin importar donde estén.

Slack es gratuito para grupos reducidos, con un archivo de hasta 10.000 mensajes. Si se excede ese límite es necesario pagar una tarifa.

Gestión de proyectos

Trello es una potente herramienta para la gestión de proyectos que se puede integrar con Slack. Resulta muy práctico a la hora de añadir una tarea nueva al tablero de Trello, asignarla a otro miembro del equipo o marcarla como realizada directamente desde Slack. Con Trello, todo el equipo puede comprobar el progreso de una tarea y visualizar cómo avanza un proyecto sin importar el lugar donde se encuentre cada miembro.

Se puede empezar a utilizar Trello de forma gratuita, pero ofrece versiones de pago con funcionalidades mejoradas.

Compartir documentos

Google DriveDropbox, las herramientas más populares para compartir documentos, permiten a los usuarios subir y descargar archivos todo tipo: desde sencillas hojas de cálculo a videos de gran tamaño. Los archivos son accesibles desde cualquier lugar del mundo y utilizando diferentes dispositivos, ya sea un ordenador portátil, un teléfono inteligente o una tableta. Google Docs o Dropbox Paper permite a los equipos colaborar en ideas y proyectos desde su comienzo hasta su finalización.

Ambas plataformas tienen una versión gratuita con almacenamiento limitado, ampliable a través de suscripciones mensuales o anuales.

Videoconferencias

Google HangoutsSkypeSqwiggle son algunas de las herramientas para videoconferencias que pueden conectar a un equipo cuando una persona o todo el grupo no se encuentran en la misma oficina. Tanto Google Hangouts como Skype, permiten realizar llamadas grupales con múltiples participantes.

Por su parte, Sqwiggle es una herramienta web que ofrece una sala de trabajo con vídeo accesible en cualquier momento y que consume poco ancho de banda. De este modo, un empleado que trabaja desde casa puede tener la sensación de estar trabajando cara a cara con sus compañeros.

Herramientas para controlar el progreso

iDonethisToggl, son algunas de las herramientas con las que un usuario puede mantener el control de su actividad y la consecución de sus tareas, permitiéndole compartir sus logros con los compañeros. Esto es vital para la motivación y la productividad.

Conclusión

Permitir a uno o dos empleados trabajar desde casa es diferente a abrazar una cultura de empoderamiento que se beneficie de una plantilla altamente productiva que trabaja a distancia. Nunca dejes sin apoyo a tus empleados por el hecho de que trabajen fuera de la oficina. Crear dinámicas de equipo favorables, ofrecer formación accesible e invertir en las herramientas adecuadas son las bases para ayudar a tus empleados a impulsar su productividad fuera de la oficina.

quynh-150x150Quynh Nguyen escribe sobre productividad para empleados y equipos remotos, al tiempo que viaja por el mundo. Le encanta aprender idiomas, montar en bici y tomar muchas tazas de té. Conecta con ella @QuynhThuNguyen o visítala en www.quynh.nl

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