Come aiutare al meglio il tuo personale a distanza
Molte aziende hanno accettato la cultura del lavoro da casa perché i loro dipendenti possono essere ugualmente produttivi, se non di più. Nomi noti come WordPress, Github, Basecamp e Buffer fanno parte di una lista crescente di aziende che lasciano lavorare il proprio personale da qualunque posto.
Rimanere produttivi lavorando da casa richiede attitudini mentali specifiche, abitudini e capacità, e strategie generalmente raccomandate quali fare delle pause regolari, pianificare del tempo per fare esercizio fisico, limitare le distrazioni e misurare i propri progressi quotidianamente.
Da direttore delle Risorse Umane, puoi aiutare il tuo personale a raggiungere il massimo livello di produttività lavorando da casa. Adattando alcuni aspetti come le relazioni tra i dipendenti, la formazione e lo sviluppo, aiuterai a costruire un gruppo produttivo, dove il luogo in cui si lavora è irrilevante.
Dinamiche di supporto tra i membri del gruppo
Le Risorse Umane giocano un ruolo decisivo sul modo in cui un gruppo lavora ed interagisce.
Innanzitutto, non dovresti lasciare che si consideri il “lavoro da casa” come un privilegio, un compromesso o una cosa facile. Dal momento in cui il dipendente produce i risultati richiesti, deve ricevere un trattamento e dei benefit corretti, che lavori o no da casa. Rimuovi qualunque stigmatizzazione contro quest’idea e dimostra empatia verso le difficoltà a cui un dipendente può far fronte finché sta a casa, quali la tendenza a lavorare troppo e l’isolamento dovuto al fatto di perdere le pause caffè in ufficio e i rapporti umani.
Alcuni direttori tendono a supervisionare in modo eccessivo il loro personale a distanza e a controllarlo regolarmente, ma questo può essere controproducente. Ad esempio, alcune persone trovano che uno dei maggiori vantaggi del lavorare da casa sia la possibilità di fare più esercizio durante il giorno, e per riuscirci lavorano piuttosto qualche ora la sera. Nonostante questo possa aumentare di molto la produttività, così come la salute e la felicità del dipendente, uno zelante direttore potrebbe non essere sufficientemente flessibile da poterlo permettere.
I dipendenti possono godersi i loro orari flessibili solo se i processi dell’azienda non sono invadenti. Per quanto riguarda la gestione delle mansioni durante il giorno, è sufficiente fare il punto della situazione all’inizio della giornata e un controllo sull’avanzamento prima che la giornata finisca. Controllare a ogni ora il personale non va bene per la sua produttività.
Come abbiamo detto prima, la mancanza di una relazione personale con gli altri membri del team può essere una sfida. Lavorando da casa, si perdono le brevi conversazioni circa un nuovo hobby o le follie di una serata fuori casa. Puoi compensare questa riduzione d’interazione organizzando più eventi sociali fuori dalle ore d’ufficio e, ancora meglio, non in ufficio. Può essere qualunque cosa, da una degustazione di formaggi in un ristorante locale un venerdì, a un club di lingue in un bar locale un mercoledì sì e uno no.
Rendi la formazione accessibile
Dovrai assicurarti che il tuo personale a distanza continui a beneficiare di formazioni simili a quelle per chi è disponibile in ufficio. Se hai all’interno dell’azienda del materiale per la formazione, il primo passo è quello di metterlo in piattaforme di condivisione come Google Drive o Dropbox. Puoi anche disegnare corsi di formazione online con Scratch. Ti mancano le risorse per farlo? Usa le piattaforme digitali per l’apprendimento come Udemy o Coursera.
Udemy è uno dei più vasti provider di corsi online, che rende capaci gli utenti di apprendere varie competenze, dai linguaggi di programmazione al podcasting. Coursera è un’altra opzione con una maggioranza di corsi gratis.
Se il tuo personale preferisce corsi brevi e vicini, controlla mercati come Weteachme, dove una persona può trovare facilmente un corso vicino per la propria formazione. Puoi anche usare mYngle per offrire ai tuoi dipendenti da casa dei corsi online di persona che sono vantaggiosi per la loro carriera e lo sviluppo personale.
Investi negli strumenti della produttività per il lavoro a distanza
La comunicazione del team
Slack è diventato fondamentale per molti team virtuali. Riduce in modo significativo il numero di e-mail interne e risparmia ore di files condivisi e ricerche del documento giusto. Si possono mandare degli screenshot velocemente in linea con la chat. I canali privati aiutano a connettere qualunque dipendente con l’ufficio intero, ovunque lui o lei sia.
Per i piccoli gruppi, Slack è gratis con un archivio consultabile fino a 10,000 messaggi. Andando oltre il limite, si paga una commissione – ma ne vale assolutamente la pena.
Organizzazione di progetto
Trello è un potente strumento d’organizzazione è può essere connesso a Slack. Puoi aggiungere velocemente un nuovo lavoro alla board di Trello, assegnandolo a un altro membro del gruppo, o segnarla come fatta, proprio dall’interno di Slack. L’intero gruppo può controllare l’evoluzione del lavoro e visualizzare come il progetto avanza, indipendentemente dalla posizione di ogni membro.
Puoi anche cominciare con Trello gratuitamente, ma quando aderirai avrai più vantaggi.
Condivisione di documenti
Google Drive e Dropbox, i due più famosi strumenti di condivisione di documenti, fanno un lavoro soddisfacente permettendo agli utenti di caricare e scaricare files, da fogli di lavoro leggeri a video pesanti. Un utente può accedere a un file da ovunque, sia dal suo portatile professionale, che da uno smartphone o una tablet. Google Docs o Dropbox Paper permette al gruppo di collaborare su idee, dal punto di partenza iniziale fino all’ultima linea.
Conferenze video
Google Hangouts, Skype o Sqwiggle sono strumenti per fare conferenze video che possono connettere un gruppo quando una persona o l’intero gruppo non sono nello stesso ufficio. Con Google Hangouts e Skype, molti utenti possono unirsi simultaneamente a una chiamata. Sqwiggle è uno strumento internet che offre con una larghezza banda molto bassa una stanza di lavoro in cui il video è sempre acceso, in modo che una dipendente da casa può sentirsi come se sedesse davanti ai suoi colleghi.
Strumenti per monitorare l’avanzamento
Con uno strumento personale di monitoraggio del tempo, come iDonethis o Toggl, un utente può controllare il suo orario lavorativo così come i risultati che può condividere con un collega di lavoro e celebrare strada facendo. Questa possibilità è vitale per la motivazione e la produttività.
Permettere a uno o due impiegati di lavorare da casa è un modo diverso di aprirsi alla cultura dell’empowerment e trarre vantaggio da un personale altamente produttivo a distanza. Non lasciare il tuo personale a casa senza supporto. Creare dinamiche di gruppo propizie, rendere la formazione accessibile e investire negli strumenti giusti sono le cose che puoi fare per aiutare i tuoi dipendenti a rafforzare la loro produttività al di fuori dall’ufficio.
Quynh Nguyen scrive sulla produttività delle singole persone e dei gruppi mentre viaggia per il mondo. Ama imparare lingue straniere, girare in bicicletta e bere tante buone tazze di the. Connettiti con lei @QuynhThuNguyen o trovala su www.quynh.nl
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