Cómo medir los resultados del programa de integración de tu empresa
Muchos de los empleados que se van de una empresa lo hacen durante el primer año. Si queremos influir en la rotación del personal durante ese primer año es fundamental analizar los procesos, programas y actividades que forman parte de la contratación. Entre ellos, el más importante es probablemente el proceso de integración.
Wikipedia define el onboarding, o proceso de integración, como el período de socialización en el que los empleados adquieren las habilidades, conductas y conocimientos necesarios para ser efectivos dentro de la organización. De acuerdo con esta definición, la integración incluye el tratamiento administrativo, la formación, el desarrollo y la productividad.
Así pues, es importante comprender los componentes y retos de tu programa de integración para poder medir los resultados correctos. Con esta definición estudiaremos las diferentes opciones que existen para estimar los resultados de dicho programa.
Cómo calcular la rentabilidad del proceso de integración
La orientación es un proceso concreto dentro de la integración, y como tal, podemos calcular un coste específico. Los programas de orientación suelen contener módulos de administración y formación que se aplican a todos los empleados, como la ética, el civismo o la comunicación organizacional.
Una evaluación habitual es el coste de orientación por empleado. En el libro How to Measure Human Resource Management del Dr. Jac Fitz-enz, el cálculo se presenta de la siguiente manera:
OC/E = [(T x (R/h x E)) + DC] / E
OC/E Coste medio de orientar a un empleado
T Tiempo pasado en la orientación
R/h Salario medio por hora de los empleados que asisten
DC Coste del departamento de RR. HH. por empleado
E Número total de empleados orientados
Es posible que las empresas no quieran o no puedan reducir la inversión que hacen en la integración de un empleado, y eso es algo comprensible. Otra forma de evaluar la rentabilidad de la orientación es controlar el coste que supone que el personal lleve a cabo el programa.
Puede que no podamos cambiar el coste por empleado, pero podemos cambiar el coste de llevar a cabo el programa. En el mismo libro, Fitz-enz también da la fórmula para calcular el gasto en orientación del departamento de Recursos Humanos:
HROE = (T x R/h) / E
HROE Gasto en orientación del departamento de RR. HH.
T Tiempo pasado por el departamento de RR. HH. en orientación
R/h Salario medio por hora del personal de RR. HH., beneficios incluidos
E Número total de empleados orientados
Comprender los costes asociados a la orientación puede ayudar a los departamentos de Recursos Humanos a evaluar las soluciones tecnológicas del proceso de integración. También puede servir de ayuda a la hora de tomar decisiones logísticas como la duración de la orientación y los temas que se deben abordar en ella.
Cómo mejorar el impacto y el valor del programa de integración
A la hora de evaluar el programa de integración puede resultar tentador centrarse únicamente en los parámetros relacionados con los costes. Sin embargo, aunque las cifras son importantes, a veces el valor de un programa es más cualitativo.
Los trabajadores pueden proporcionar feedback y conocimientos importantes que mejorarán el proceso. Por ejemplo, pedir a los nuevos empleados que lleven a cabo el nivel 1 (Reacción) del modelo de evaluación de Kirkpatrick puede ser un primer paso para que el departamento de RR. HH. entienda el nivel de entusiasmo que tienen los recién llegados justo después de las etapas clave en el proceso.
Las empresas pueden pedir periódicamente a los nuevos empleados que hagan encuestas para valorar el programa. En concreto sobre los siguientes temas:
- Percepciones sobre el recibimiento como nuevo empleado (por ejemplo, «Sentí que me recibían bien el primer día de trabajo», «Mi jefe me dio la bienvenida el primer día», «Mis compañeros me hicieron sentir parte del equipo»).
- Valor y puntualidad de la información recibida (por ejemplo «Utilicé inmediatamente la información que recibí durante la orientación», «Durante la orientación, ¿qué información hubiera sido útil recibir y no recibiste?» o «¿Qué información recibiste durante la orientación que podrías haber recibido más adelante?»).
- Concordancia entre lo dicho antes de la contratación y la realidad posterior (por ejemplo «¿Aprendiste algo después de que te contrataran que podría haber sido útil saber antes de aceptar el puesto?», «¿Te dijimos algo durante el proceso de contratación que no fuera correcto?» o «Ahora que llevas en el puesto unas semanas, ¿se ajusta el trabajo a tus expectativas?»).
- Formación para nuevos empleados (por ejemplo, «¿Sientes que te han formado correctamente para tu puesto?», «¿Sabes lo que hay que hacer para conseguir un ascenso en la empresa?» o «¿Esperabas formarte en algo en lo que no te han formado?»).
Incluir los resultados indirectos
Si bien hay formas de evaluar los resultados del programa de integración, es posible que el departamento de RR. HH. no disponga de los recursos necesarios para ello. Esto no significa que sea imposible estimarlos.
Aunque no se evalúe el proceso, los resultados de la propia integración tienen un impacto en otros aspectos de los Recursos Humanos. Básicamente, un programa de integración eficaz debería abordar:
- el aumento de la participación de los empleados, que puede medirse mediante encuestas o marcadores de productividad. Las encuestas pueden contener preguntas de referencia que no cambian con el paso de los años para poder comparar los marcadores;
- productos y servicios mejorados, evaluados con marcadores de calidad y de servicio al cliente. Programas de calidad como LEAN y Six Sigma pueden proporcionar un proceso cuantitativo para controlar los resultados, así como un proceso específico para reparar los errores que haya, y
- reducción de la rotación de personal, por lo que evaluar el índice y coste de rotación también es importante. El índice de rotación mensual se calcula dividiendo el número de bajas en un mes entre el número medio de empleados en nómina (multiplicado por 100).
En internet hay muchas calculadoras para el coste de la rotación de personal. En el artículo How to Really Calculate the Cost of Employee Turnover, el Dr. Greg Willard incluye los costes previos a la salida y los de la vacante.
Alinear el proceso de evaluación con los objetivos del programa de integración
La clave para evaluar correctamente el programa de integración es entender los objetivos del mismo. Esto es lo que permite obtener la información correcta.
Antes de empezar con una tabla de parámetros, asegúrate de que los directivos van a leer tus informes. Igual que queremos que los parámetros coincidan con los objetivos del programa para optimizar el impacto, también queremos que la tabla coincida con esos parámetros que el personal directivo quiere ver. No sirve de nada utilizar recursos importantes para reunir datos e informar de ellos si nadie quiere leerlos o tomar decisiones con esa información.
Estima lo que puedes controlar. Descubre cuáles son los parámetros que interesan a los directivos, el formato de informe que les resulta más atractivo y cada cuánto enviarlo. Seguro que el personal directivo te pedirá más información cuando se acostumbre a recibirla.
La información y los datos son una parte importante de la experiencia de los empleados. Pueden probar datos de tendencias que ayudan a que nuestros programas estén actualizados y nuestros empleados motivados. Reunir la información y los datos no tiene por qué ser complicado, hay que centrarse en evaluar los aspectos adecuados.
Sobre la autora:
Sharlyn Lauby es escritora, ponente y consultora. Ha sido nombrada Top HR Digital Influencer y se le conoce sobre todo por su trabajo en HR Bartender, un blog donde se puede hablar tranquilamente sobre situaciones laborales y que está considerado como uno de los mejores en materia de RRHH según la Society for Human Resource Management (SHRM).
Sharlyn es la autora de “Manager Onboarding: 5 Steps for Setting New Leaders Up For Success” y “Essential Meeting Blueprints for Managers”, ambos disponibles en la tienda de SHRM.
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