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5 stratégies clés pour manager d’équipes virtuelles

This article was translated from English and you can find the original version here. It was written by Sharlyn Lauby from HR Bartender.

managing_virtual_teamsLe futur du travail sera virtuel, selon une enquête publiée dans Fast Company.  Trente-quatre pour cent (34%) des leaders du monde des affaires affirmaient que plus de la moitié de leurs effectifs travailleraient à distance d’ici à 2020. C’est juste dans moins de cinq années.

Même si travailler depuis chez soi ou d’un bistrot nécessite un temps d’adaptation, le véritable défi du travail virtuel est le management. Au cours de la décennie passée, les managers ont eu la responsabilité d’assigner, de gérer et d’évaluer le travail en fonction de ce qu’ils voyaient. Dans les environnements de travail d’aujourd’hui, cela doit changer parce que de nombreux employés peuvent travailler depuis n’importe où.


Si les entreprises veulent pleinement profiter des avantages à posséder des effectifs virtuels, les managers doivent s’améliorer dans la gestion d’équipes virtuelles.  Voici cinq stratégies pour gérer une équipe virtuelle :

  1. Définissez clairement vos buts. Pour que le travail virtuel soit un succès, les employés ont besoin de comprendre les raisons pour lesquelles l’entreprise décide d’adopter le travail virtuel. Les ressources humaines voudront sans doute s’assurer du bien fondé de la démarche, de sa conformité avec la culture de l’entreprise, et de sa compatibilité. Les managers ont besoin de définir des buts clairs avec les employés, sans oublier de mentionner les rôles et les responsabiltés dans la mise en place du travail virtuel. Il est nécessaire que les employés comprennent comment le travail sera accompli et quelles méthodes de travail seront validées.
  2. Mettre en place une méthodologie commune de communication. Les équipes virtuelles reposent sur la technologie pour communiquer. Les RH devraient travailler main dans la main avec le service informatique afin de s’assurer que l’entreprise utilise des plateformes adaptées et sûres. Les employés doivent être formés pas uniquement aux logiciels mais aux règles de l’étiquette dans un tel contexte technologique. Les managers attendront de leurs équipes une meilleure manière de communiquer l’information et éventuellement le développement d’un outil de travail sous la forme d’un aide-mémoire détaillant les processus. Par exemple, quels types de messages seront transmis par email ou plutôt par sms ou encore communiqués par téléphone. De plus, ce n’est pas parce qu’il s’agit d’équipes virtuelles que les managers n’auront pas de réunions virtuelles régulières pour discuter des difficultés et partager l’information.
  3. Créer des opportunités permettant aux équipes de se rapprocher. Nous nous concentrons ici sur les équipes virtuelles, il est évident néanmoins qu’à certains moments les membres d’une équipe auront besoin de se retrouver physiquement ensemble dans une même pièce. Les équipes ont donc besoin de se rencontrer et de créer des liens pour aller vers le succès. Le RH à la possibilité d’envoyer les managers en formation afin qu’ils apprennent à être à l’aise dans la conduite de réunions – aussi bien réelles que virtuelles. Par exemple, les managers peuvent organiser des “rencontres tout-en-un” (“meeting in a box”) afin de briser la glace plus rapidement et de faciliter les activités d’équipe. Si vous cherchez des ressources, consultez “Le grand livre des jeux de construction d’équipe virtuelle”.
  4. Soumettre vos observations de suivi. Le travail avec les équipes virtuelles est différent. Les managers doivent informer les employés qu’ils ont à rendre des comptes sur les résultats. Un RH doit former les managers à évaluer les performances des membres d’une équipe qu’il ne voit pas tous les jours et à soumettre les observations de suivi du travail et des équipes dans un contexte virtuel. Les principes d’un suivi de qualité ne change pas pour autant, il se doit toujours d’être  spécifique, basé sur le  comportement, et énoncé au bon moment ; en effet des observations énoncées tardivement peuvent être ressenties comme une approbation tacite. Le RH a l’opportunité au moment de chaque nouvelle embauche d’exposer le suivi du travail et des équipes en temps réel et d’en faire partie intégrante de la culture de l’entreprise.  Ainsi, non seulement les managers auront les compétences nécessaires en matière de suivi, mais les employés seront capables de fournir eux aussi un suivi mutuel de qualité.
  5. Être responsable. Les entreprises performantes ont une culture de la responsabilité, pas seulement individuelle, mais vis-à-vis des autres membres de l’équipe. Le concept de responsabilité est simple : si vous ne pouvez pas livrer votre produit comme promis, alors vous avez la responsabilité de renégocier votre contrat. Cela se fait soit en modifiant le produit à livrer, en repoussant la date limite, ou en recevant des ressources supplémentaires – ou peut-être en combinant ces différentes choses. Les ressources humaines et la direction ont un rôle à jouer à propos de cette idée de responsabilité en se présentant comme un modèle à suivre pour toute l’entreprise et en encourageant tous les collaborateurs à imiter leurs dirigeants.

Il y a des avantages considérables à avoir des effectifs virtuels : réduction des frais de bureau, plus grande satisfaction des employés, réduction de l’empreinte carbone, etc. Mais pour faire en sorte que l’entreprise ne tombe dans certains pièges, il est important de communiquer à un haut niveau. Et ne pas seulement communiquer sur le travail à faire.

Les ressources humaines doivent définir des équipes virtuelles tournées vers le succès en fournissant les ressources dont managers et employés ont besoin. Les logiciels de communication et la formation sont plus que de simples outils ; ils sont des éléments essentiels à la réussite de l’équipe.

Les dirigeants doivent créer des relations de travail positives avec chaque membre de l’équipe, et également faciliter le développement de l’équipe dans son ensemble. Cela inclut la mise en place d’un suivi du travail et des équipes de qualité et le recours aux réunions d’équipe comme méthodes pour y parvenir.

La gestion d’une équipe virtuelle n’est pas nécessairement plus difficile que la gestion d’un groupe de collaborateurs se trouvant juste à côté. Elle implique différentes compétences : la définition des buts, la communication, la facilitation, le suivi et la responsabilité. Qui que vous soyez… ce sont de bonnes compétences à avoir.

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