Wie man am besten das Home-Office Personal unterstützt
Viele Unternehmen haben inzwischen eine Unternehmenskultur übernommen, die das Arbeiten von zu Hause begrüßt, weil die Angestellten von zu Hause genauso produktiv, wenn nicht sogar produktiver sein können als wenn sie im Büro arbeiten würden. Renommierte Namen wie WordPress, Github, Basecamp und Buffer gehören einer immer länger werdenden Liste von Unternehmen an, die ihr Personal von überall her arbeiten lassen.
Um im Home Office produktiv zu bleiben, sind besondere mentale Einstellungen, Gewohnheiten und Fähigkeiten vonnöten, und allgemein empfohlene Strategien umfassen regelmäßige Pausen, das Einplanen von Fitnessübungen, das Einschränken von Ablenkungsfaktoren und die Nachverfolgung des eigenen täglichen Fortschritts.
Als Personalleiter(in) können Sie Ihrem Personal helfen, das Maximum an Produktivität bei der Arbeit von zu Hause zu erreichen. Durch die Justierung bestimmter Aspekte der Arbeitnehmer(innen)beziehungen, Fortbildung und Weiterentwicklung, werden Sie dazu beitragen, ein produktives Team aufzubauen, eines, bei dem der Arbeitsort nicht relevant ist.
Die Dynamik unter den Teammitgliedern fördern
Die Personalabteilung spielt bei der Art und Weise, wie ein Team zusammenarbeitet und zusammenspielt, eine entscheidende Rolle.
Zunächst sollten Sie nicht zulassen, dass das “Arbeiten von zu Hause” als Privileg, als Kompromiss oder als eine gemütliche Fahrt angesehen wird. Solange ein(e) Mitarbeiter(in) das geforderte Ergebnis abliefert, sollte sie/er die gleiche Behandlung und die gleichen Vorteile genießen, ob sie/er von zu Hause arbeitet oder nicht. Beseitigen Sie die Stigmatisierung, die mit der Vorstellung von Heimarbeit verbunden ist, und zeigen Sie Verständnis für die Schwierigkeiten, mit denen ein(e) Mitarbeiter(in) eventuell zu kämpfen hat, wenn sie/er zu Hause ist. Dazu gehört die Tendenz zur Überlastung und zur Isolation, da man sich die gemeinsamen Kaffeepausen und den menschlichen Kontakt zu den Kolleg(inn)en entgehen lässt.
Einige Abteilungsleiter(innen) tendieren dazu, das entfernte Personal bis in jede Einzelheit zu führen und sie regelmäßig zu überprüfen, aber das kann kontraproduktiv sein. Für einige beispielsweise liegt der Vorteil der Heimarbeit darin, dass sie sich während des Tages mehr sportlich betätigen können und stattdessen einige Arbeitsstunden dann am Abend nachholen. Während dies die Produktivität signifikant steigern kann – und zusätzlich auch die Gesundheit und Zufriedenheit des/der Mitarbeiter(in) – könnte einer übereifrigen Führungskraft die Flexibilität fehlen, um dies zu erlauben.
Angestellte können nur dann in Genuss ihres flexiblen Arbeitsplans kommen, wenn die Unternehmensprozesse nicht zu aufdringlich sind. Was die Aufgaben der Führungskraft angeht, reicht ein Start-Up-Meeting zu Beginn des Tages und ein schnelles Folgetreffen am Ende des Tages. Stündliche Überprüfung des Personals dient nicht der Produktivität.
Wie schon oben erwähnt, kann das Fehlen persönlicher Kontakte mit den anderen Teammitgliedern eine Herausforderung sein. Wenn man von zu Hause arbeitet, vermisst man die kleinen Plaudereien über das neuste Hobby oder eine verrückte Klubnacht. Sie können sicherstellen, dass so eine Einschränkung durch Interaktion ausgeglichen wird, indem Sie mehr gesellschaftliche Ereignisse außerhalb der Bürozeiten und sogar noch besser außerhalb des Büros organisieren. Es könnte alles sein, von einer Käseverkostung am Freitagabend im Stammrestaurant bis zu einem Sprachklubtreffen jeden Mittwoch in der Bar um die Ecke.
Zugang zur Weiterbildung ermöglichen
Sie sollten darauf achten, dass Ihr entferntes Personal die gleichen Vorteile in Sachen Weiterbildung genießt wie diejenigen, die im Büro arbeiten. Wenn Sie internes Weiterbildungsmaterial haben, besteht der erste Schritt darin, dieses auf gemeinsames Speichermedium wie Google Drive oder Dropbox hochzuladen. Sie können sogar ein Online-Training von Grund auf entwerfen. Fehlen Ihnen dazu die Ressourcen? Verwenden Sie in diesem Fall Plattformen wie Udemy oder Coursera.
Udemy ist einer der größten Anbieter von Online-Kursen und ermöglicht es seinen Nutzern, viele Kenntnisse zu erwerben, vom Programmieren bis zum Podcasten. Coursera stellt eine andere Option da und bietet die meisten Kurse kostenfrei an.
Wenn Ihr Personal Unterricht im kleinen Rahmen in der Umgebung vorzieht, schauen Sie sich mal Marktplätze wie Weteachme an, wo man leicht einen Kurs zur eigenen Weiterbildung in der Umgebung finden kann. Sie können ihren entfernten Mitarbeiter(innen) auch persönlichen Online-Sprachunterricht zur Karriere- und Persönlichkeitsentwicklung bei mYngle anbieten.
Investieren Sie in Produktivitätstools zur Fernarbeit
Teamkommunikation
Slack ist für viele virtuelle Teams ein wesentlicher Bestandteil geworden. Es reduziert die Zahl der internen E-Mails erheblich und spart die Stunden, die man zum Teilen von Dateien und für die Suche der richtigen Dokumente braucht. Man kann schnell per Inline-Chatfunktion Screenshots verschicken. Die privaten Kanäle tragen dazu bei, dass jede(r) Mitarbeiter(in) mit dem gesamten Büro verbunden ist, wo immer er oder sie ist.
Für ein kleines Team ist Slack mit einem durchsuchbaren Archiv von 10.000 Nachrichten kostenfrei. Wenn man dieses Limit überschreitet, zahlen man eine Gebühr – aber die lohnt sich auf ganzer Linie.
Projektmanagement
Trello ist ein leistungsstarkes Projektmanagementtool, das jetzt auch mit Slack verbunden werden kann. Man kann auf der Trello-Tafel schnell eine neue Aufgabe hinzufügen, sie einem anderen Teammitglied zuteilen oder die Aufgaben als erledigt markieren, und das von Slack aus. Das ganze Team kann prüfen, wie es um den Fortschritt einer Aufgabe aussieht und sich bildlich vorstellen, wie es mit einem Projekt vorangeht, und das unabhängig davon, wo die Teammitglieder im Einzelnen sind.
Man kann Trello zunächst auch kostenfrei nutzen, aber erhält bei einem Upgrade zusätzliche Vorteile.
Teilen von Dokumenten
Google Drive und Dropbox, die beliebtesten Tools zum Teilen von Dokumenten, leisten gute Arbeit, wenn es um das Hoch – und Herunterladen von Dateien geht, ob es sich um leichte Kalkulationstabellen handelt oder schwere Videos. Als Nutzer(in) kann man von überall her auf eine Datei zugreifen, ob vom Arbeitslaptop, dem persönlichen Smartphone oder einem Tablet. Google Docs oder Dropbox Paper ermöglichen einem Team, an Ideen zu arbeiten, vom Startpunkt bis zur Ziellinie.
Videokonferenzen
Google Hangouts, Skype oder Sqwiggle sind Videokonferenz-Tools, die ein Team miteinander verbinden, wenn sich eine Person oder das ganze Team nicht im gleichen Büro befindet. Mit Google Hangouts und Skype können viele Nutzer(innen) sich bei einem Anruf gleichzeitig zusammenschließen. Sqwiggle ist ein web-basiertes Tool, das einen Arbeitsraum bietet, der ständig läuft, aber wenig Bandweite nutzt. Daher kann man sich als zu Hause arbeitende(r) Angestellte(r) so fühlen, als ob man den Kolleg(inne)en von Angesicht zu Angesicht zusammensitzt.
Progress-Tracking-Tools
Mit einem persönlichen Progress-Tracking-Tool wie iDonethis oder Toggl, kann ein(e) Nutzer(in) ihre/seine täglichen Arbeitsstunden sowie Leistungen nachverfolgen und sie dann mit den Kolleg(inn)en teilen und nebenher feiern. Diese Möglichkeit ist für die Motivation und Produktivität wesentlich.
Einem/einer Mitarbeiter(in) zu erlauben, von zu Hause zu arbeiten ist etwas anderes als die Kultur des Empowerments, die von der hohen Produktivität des Fernpersonals profitiert, zu begrüßen. Lassen Sie Ihr Mitarbeiter(innen) zu Hause nicht ohne Unterstützung. Die Schaffung günstiger Teamdynamik, Angebote zur Weiterbildung und die Investition in die richtigen Tools sind die Dinge, mit denen Sie Ihren Angestellten helfen können, ihre Produktivität zu steigern und zwar weit vom Büro entfernt.
Quynh Nguyen schreibt über die Produktivität von Einzelnen und Teams, während sie die Welt bereist. Sie liebt es, Sprachen zu lernen, Fahrrad zu fahren und viele leckere Tassen Tee zu trinken. Kontaktieren Sie sie über @QuynhThuNguyen oder besuchen Sie sie bei www.quynh.nl
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