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Comment aider votre personnel travaillant à domicile

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Nombre d’entreprises ont adopté une culture du travail à domicile parce qu’elles ont compris que leurs salariés peuvent être aussi productifs, voire plus, chez eux qu’au bureau. Des noms bien connus comme WordPress, Github, Basecamp et Buffer font partie d’une liste grandissante de sociétés qui permettent à leurs employés travailler de n’importe où.

Rester productif dans un bureau à la maison nécessite un état d’esprit, des habitudes et des aptitudes spécifiques, ainsi que le suivi de stratégies communément recommandées préconisant la prise régulière de pauses, un temps destiné au sport, la limitation de distractions et la réalisation d’un suivi quotidien des progrès.

En tant que responsable des RH, vous pouvez aider votre personnel à atteindre un niveau maximum de productivité depuis leur domicile. En adaptant certains aspects des relations aux employés, de la formation et du développement, vous pouvez aider à constituer une équipe productive pour laquelle le lieu de travail sera insignifiant.

Dynamiques complémentaires parmi les membres d’une équipe

Les ressources humaines ont un rôle décisif dans la façon dont une équipe travaille et s’amuse ensemble.

D’abord, vous ne devriez pas laisser le “travail à domicile” être considéré comme un privilège, un bon compromis ou une voie facile. Aussi longtemps qu’un employé fournit les résultats attendus, il doit recevoir les mêmes traitements et avantages qu’il travaille depuis son domicile ou non. Supprimez toute stigmatisation envers cette idée et montrez de l’empathie pour les difficultés auxquelles un employé pourrait avoir à faire face alors qu’il se trouve à la maison ; pensons notamment à la tendance au surmenage et à l’isolement ressenti sans les pauses café et les contacts humains du bureau.

Certains responsables de service ont tendance à micro-gérer le personnel distant et à les contrôler régulièrement, cependant ceci peut s’avérer contre-productif. Par exemple, certains seront de l’avis qu’un des avantages majeurs du travail à domicile est de pouvoir faire plus de sport pendant la journée, et de compenser en travaillant quelques heures supplémentaires le soir. Bien que ceci puisse grandement améliorer la productivité, et aussi augmenter la santé et le sentiment de bonheur de l’employé, un responsable trop zélé pourrait manquer de flexibilité et refuser ce type d’accommodement à un employé.

Les employés peuvent uniquement profiter d’un emploi du temps flexible si les processus utilisés par l’entreprise ne s’y opposent pas. À propos de la gestion des tâches journalières, il suffit d’avoir une réunion quotidienne en début de journée et d’organiser un petit suivi rapide en fin de journée. Contrôler le personnel toutes les heures n’améliore en rien la productivité.

Comme mentionné ci-dessus, le manque de contact avec des collègues peut représenter un défi à relever. En travaillant depuis son domicile, on passe à côté des petites conversations à propos d’un nouveau hobby ou d’une fête passée. Ce manque d’interaction avec les collègues peut tout à fait être compensé en organisant davantage d’événements partagés entre collaborateurs en dehors des heures de bureau ou encore mieux à l’extérieur du bureau. Cela peut être n’importe quel événement depuis une séance de dégustation de fromage un vendredi soir dans un restaurant local ou encore la participation à un club de langue un mercredi sur deux dans un bar à proximité du bureau.

Rendre la formation accessible

Vous devez vous assurer que votre personnel travaillant à distance continuera à bénéficier du même accès à la formation que le personnel présent dans les bureaux. Si vous avez du matériel de formation interne, le premier pas serait de mettre les fichiers sur un espace de stockage partagé comme Google Drive ou Dropbox. Vous pouvez même créer des formations à partir de zéro. Vous manquez des ressources pour y parvenir ? Utilisez des plateformes d’apprentissage comme Udemy ou Coursera.

Udemy est l’un des plus importants fournisseurs de cours en ligne, permettant aux utilisateurs d’acquérir de nombreuses compétences allant des langages de programmation à la mise en œuvre de podcasts. Coursera est une autre option avec des cours étant pour la plupart libres.

Si vos employés préfèrent les petits cours locaux, consultez des entreprises comme Weteachme, où chacun peut facilement trouver un cours proche de chez lui afin de se former personnellement. Vous pouvez également avoir recours à mYngle pour offrir à vos employés des cours de langues virtuels en face à face qui seront bénéfiques à leur développement professionnel et personnel.

Investir dans des outils de productivité de travail à distance

Communication d’équipe

Slack est devenu essentiel pour de nombreuses équipes virtuelles. Il réduit considérablement le nombre d’emails internes et permet de gagner des heures sur le partage de fichiers et la recherche de documents. Vous pouvez envoyer des captures d’écran rapidement tout étant en ligne avec le chat. Les canaux privés aident à connecter un employé à l’ensemble du bureau, peu importe où qu’il (ou elle) se trouve.

Pour une petite équipe, Slack est gratuit avec des archives consultables contenant jusqu’à 10.000 messages. Pour dépasser cette limite, vous devez payer une contribution – mais cela en vaut vraiment la peine.

Gestion de projet

Trello est un outil de gestion de projet puissant et qui peut désormais être lié à Slack. Vous pouvez ajouter rapidement une nouvelle tâche à un tableau Trello, l’affecter à un autre membre de l’équipe, ou la marquer comme effectuée, directement à partir de Slack. Toute l’équipe peut vérifier l’état d’avancement d’une tâche et visualiser l’état d’avancement d’un projet, quel que soit l’emplacement de chaque membre.

Vous pouvez également débuter avec Trello gratuitement, mais il sera nécessaire d’accéder au compte premium pour avoir accès à des avantages supplémentaires.

Partage de documents

Google Drive et Dropbox sont les deux outils de partage de documents les plus populaires, et remplissent bien leur mission en permettant aux utilisateurs de télécharger des fichiers, qu’il s’agisse de feuilles de calcul légères ou de vidéos lourdes. Un utilisateur peut accéder à tout fichier depuis n’importe où : ordinateur portable du travail, smartphone ou tablette numérique. Google Docs ou Dropbox Paper permettent à une équipe de collaborer sur des idées, depuis la conception jusqu’à l’étape finale de réalisation d’un projet.

Vidéo conférence

GoogleHangouts, Skype ou Sqwiggle sont des outils de vidéoconférence qui permettent aux membres d’une équipe de rester se connecter même si toute l’équipe n’est pas dans le même bureau. Avec Google Hangouts et Skype, de nombreux utilisateurs peuvent participer à un même appel. Sqwiggle est un outil basé sur le Web, qui offre accès à une salle de travail accessible en permanence via vidéo et qui fonctionne avec une très faible bande passante, ainsi un employé travaillant à domicile à l’impression de travailler en face de ses collègues de travail.

Outils de suivi des progrès

Avec un outil de suivi personnel destiné à calculer le temps passé sur chaque mission, comme iDonethis ou  Toggl, un utilisateur peut suivre et analyser les progrès effectués chaque jour, heure après heure dans un but de partager ou de célébrer avec un collaborateur. Ceci est essentiel pour la motivation et la productivité.

Permettre à un ou deux employés de travailler à domicile n’est pas la même chose que d’adopter une culture de l’émancipation tirant profit d’un personnel à distance hautement productif. Ne laissez pas votre personnel travaillant à domicile sans soutien. Mettre en place des dynamiques d’équipe favorables, rendre accessibles les formations et investir dans les bons outils sont les choses que vous pouvez faire pour aider vos employés travaillant à domicile à “booster” leur productivité.

quynh-150x150Quynh Nguyen écrit sur la productivité des individus et des équipes tout en voyageant dans le monde. Elle adore l’apprentissage des langues, le vélo et prendre plein de belles tasses de thé. Connectez-vous à @QuynhThuNguyen ou rendez-lui visite sur www.quynh.nl

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